Wahlen von Rollen und Funktionen

The Art of Meeting Facilitation

Was ist eine Rolle was ist eine Funktion?

Wir verwenden beide Begriffe hier synonym. Es geht nicht um die sozialen oder informellen Rollen, sondern jene welche die wir in Organisationen formal schaffen um einzelnen Personen besondere Aufgaben und Kompetenzen zu übertragen. Die Rolle einer "Gründer:in" ist z.B: nicht übertragbar, die einer Obmann/Obfrau, Geschäftsführer:in oder Pressesprecher:in aber schon. Aufgaben und Verantwortung in Rollen zu delegieren ist besonders hilfreich um Klarheit zu schaffen wer wofür zuständig und wer entscheidet, das hilft die Effizienz einer Organisation zu steigern.

Das Rollen u. Funktionsprofil

Das Profil und die Kriterien sollen im Vorfeld zur Wahl bereits klar definiert sein, als wichtige Grundlage zur Wahl, Beispiel:

Rollen-Titel
Zweck - Sorgt dafür dass..
Aufgaben - konkrete Aufgaben
Domäne, welche Entscheidungen trifft diese Rolle selbst, welche nicht
Platzierung in der Organisation
Anforderungen, nötige Kompetenzen
Dauer - bis wann, bevor erneut gewählt wird

Rechtliche Rahmenbedingungen

Statuten, Gesellschaftsverträge, Gesellschaftsrecht, Vereinsrecht, Geschäftsordnungen...

Im Vorfeld zur Wahl werden die gültigen Rahmenbedingungen eruiert und im Rahmen dessen ein Prozess entwickelt. en:tribe arbeitet mit erfahrenen Juristen um Rechtssicherheit zu gewährleisten. Je nachdem welche Wahlmodi und Entscheidungsmethoden festgeschrieben sind, gestalten wir auf Grundlage dieser einen fairen und partizipativen Prozess. Ist die Wahl nicht bereits durch Statuten oder Geschäftsordnungen geregelt, empfehlen wir meist die Methode "offene Wahl" der Soziokratie.

Erfolgskriterien

Rahmenbedingungen klar
rechtlicher Rahmen berücksichtigt
Einladung zur Wahl
wird klar und rechtzeitig kommuniziert
Es gibt ein Rollenprofil
Funktion, Aufgaben, und Kriterien
moderierter Prozess
fair und transparent
Nominierungen und Argumente
Gemeinsame Suche nach geeigneten Personen
Meinungsbildung
Diskurs zwischen den Wahlberechtigten
Person wird gewählt und legitimiert
größtmöglicher Rückhalt der Wahlberechtigen

Warum wählen?

Wenn Rollen autokratisch (z.B. v. d. Chef:in) ernannt oder bestimmt werden und nicht durch demokratische Prozesse vergeben werden, kann es sein, dass diese Personen den Rückhalt von den Kolleg*innen vermissen. In der Ausführung kann sich das so äußern, dass Entscheidungen oder Aufträge still boykottiert werden oder diese Personen subtile Ablehnung zu spüren bekommen. Die Autorität dieser Person ist damit nur durch Macht die top-down wirkt abgesichert.

Die Vorteile von gewählten Rollen:

gemeinsame Suche nach geeigneten Personen
faire und transparente Prozesse zur Mitbestimmung
Die gewählte Person kennt die Argumente und Kriterien
Mitverantwortung der Stimmberechtigten

Nach der Wahl ist vor der Wahl

Bei jede Wahl sollte auch festgelegt werden wann erneut gewählt wird.

Wir empfehlen aber insbesondere bei längeren Perioden, zwischendurch ein Feedbackgespräch (z.B. soziokratischen Entwicklungsgespräch) einzuplanen, um zu hören wie es der Person in derer Rolle geht, wie die Zusammenarbeit läuft, was gut gelingt und wo noch Potenzial zur Verbesserung besteht etc.

Spätestens aber vor Ablaufen der laufenden Periode vor der Neuwahl ist es sehr wichtig, dass so ein Gespräch unter Kolleg*innen stattfindet, denn die Erkenntnisse aus so einem Gespräch haben großen Einfluss darauf, ob jemand diese Rolle erneut annehmen würde, ob die Person erneut vorgeschlagen wird, ob die Rolle evtl angepasst werden soll. en:tribe bietet gerne Begleitung für eine Review-Session.